Guide de la liste des invités et du placement de table

Qui seront les invités qui feront la fête avec vous le soir le plus émouvant de votre vie? Pourquoi est-il si important de faire confirmer la présence de ses invités? Comment planifier le placement de table? Voici pour vous le guide complet de la liste des invités et du placement de table afin de vous faciliter la tâche en vue de l’organisation de votre reception en Israel, et plus particulièrement de votre mariage en Israel.

Tout d’abord, calmez-vous. Si tous les couples ont passé cette étape, vous y arriverez aussi: après tout, vous allez établir une liste d’invités, vous allez recevoir des confirmations de présence, vous allez prévoir le placement de table, et avec la collaboration de tous les intéressés et avec une bonne part de patience et de calme, tout s’arrangera.
Et maintenant commençons. Prenez une soirée calme et commencez à établir une liste d’invités commune: famille, amis, collègues de travail. Ouvrez un nouveau dossier dans votre ordinateur ou sur papier et écrivez les noms des invités. Créez plusieurs colonnes à côté de chaque nom: adresse pour l’envoi des faire-part, téléphone et e-mail pour les confirmations de présence et pour les remerciements.
Il est important de préparer 2 copies imprimées de la liste afin d’avoir une sécurité si l’original se perd ou s’efface de l’ordinateur.

Il est vrai qu’il s’agit de votre mariage mais souvenez-vous quand même que l’on parle également de la joie de vos parents. Leurs amis aussi sont invités, et souvent ils financent en majeure partie les dépenses de la reception, et c’est pour toutes ces raisons qu’ils souhaitent également que leur avis soit entendu. Au début de l’élaboration de la liste des invités, demandez leur quels gens ils souhaiteraient inviter et ajoutez-les à la liste, même si vous ne les connaissez pas tous, et demandez leur de vous communiquez les coordonnées de leurs invités.

Maintenant que la liste de vos parents est entre vos mains, effacez les personnes qui figurent également sur votre liste: grands-parents, oncles, voisins, etc. C’est une nouvelle opportunité de vérifier que vous n’avez oublié personne.

Si vous avez atteint votre quota d’invités, pas de problème. Mais que faire si vous l’avez dépassé? Il n’y a pas d’autre choix que d’abandonner une partie de vos invités. Ici, il est conseillé procéder par élimination. D’abord, vérifier qui vous ne pouvez pas éliminer. Ceux qui resteront sont les invités d’un degré plus éloigné, et vous devez consacrer une réflexion supplémentaire afin de savoir s’il est primordial de les inviter. Concernant les collègues de travail, vous devrez décider si vous invitez également leur compagne, ou si vous leur laissez décider par eux-mêmes. Vous devrez aussi penser au sujet de l’invitation des enfants. Beaucoup de salles comptent les enfants au prix normal car ils occupent une chaise. N’oubliez pas que vous disposez d’un budget limité qui doit suffire aussi à beaucoup d’autres dépenses, et que la liste des invités n’est que le début du chemin.

Si vous n’avez pas de limite de budget et que la salle est assez grande, il est souhaitable d’inviter les personnes pour lesquelles vous avez un doute. Dans la plupart des cas, les gens qui ne se sentiront pas assez proches de vous ne viendront pas, mais vous aurez la conscience tranquille de les avoir invités. S’ils viennent quand même, ils se joindront à la fête et vous réjouiront en ce jour spécial.

Apres tous les doutes, vous tenez entre vos mains un premier brouillon de votre liste d’invités commune. Bien entendu, ce n’est pas la liste définitive, mais c’est un début, et c’est le moment de s’assurer que le nombre d’invités correspond à votre salle et à votre budget. La prochaine fois que vous consulterez votre liste sera environ un mois avant le mariage et vous vous aiderez alors de la liste des adresses pour l’envoi des faire-part.

Plus la date de la réception approche, plus vous serez pressés par la salle de donner un nombre définitif d’invités d’après lequel vous serez facturés. Le nombre de personnes qui viendront effectivement à la reception est en général différent du nombre d’invités qui figure sur votre première liste, et c’est pour cela que le sujet des confirmations de présence est très important. Il est vrai que les invités sont priés de confirmer leur présence par le biais du faire-part mais rares sont les gens qui le font. C’est pour cela que vous devrez les appeler afin de connaître leurs intentions: qui viendra, qui viendra seul et qui viendra accompagné, et qui viendra avec ses enfants. Ne soyez pas gênés, c’est vous qui devez vous engager auprès de la salle sur le nombre d’invités et c’est vous qui devrez payer pour le nombre de places commandées (que tout le monde vienne ou non). Notez sur votre liste qui viendra et qui ne viendra pas.
Pour ceux qui ne se sentent pas à l’aise de téléphoner aux invités ou pour ceux qui n’en ont pas le temps, il est possible de demander aux amis proches de faire le travail. Leur fournir la liste des invités et leur demander de téléphoner au nom de la salle afin d’éviter une gêne éventuelle de la part des invités. Il existe également des sociétés spécialisées qui prennent en charge les confirmations de présence, ce qui vous économise énormément de temps et beaucoup d’argent.

En général vous disposez par la salle d’une réserve de 10% en plus de la quantité totale d’invités. Etant donné qu’il y a toujours des gens qui confirment leur présence et qui viennent pas au dernier moment pour telle ou telle raison, enlevez 10% de votre nombre total d’invités confirmés avant de donner le chiffre à votre salle.

Environ deux semaines avant le mariage, vous avez entre vos mains la liste définitive des invités confirmés et vous pouvez passer à l’étape du placement de table.
Grandeur des tables: une table moyenne est de 10-12 places, et c’est le nombre idéal qui permet une bonne communication entre les invités. Il existe également des tables plus longues, en général pour les amis, qui peuvent accueillir 20 personnes. En général, il est préférable d’opter pour des tables normales sauf en cas de groupe homogène que vous ne voulez pas diviser, comme les collègues de travail, les amis de l’armée, etc.
Lien entre les invités: les gens aiment s’asseoir à côté de gens qu’ils connaissent ou qui sont proches, et donc la ligne de conduite à suivre en premier lieu pour fixer les places est le degré du lien. Il y a lieu de diviser la liste en plusieurs groupes: la famille du marié, la famille de la mariée, les amis du marié, les amis de la mariée, les collègues de travail de chacun et des parents, les amis communs, etc. Conseil pratique: écrire les noms des invités sur une feuille et entourer chaque groupe.
Maintenant, il est souhaitable de trouver les points communs entre chaque groupe (qui connaît qui) et vous pourrez avoir un aperçu des zones dans la salle où seront situés les différents groupes.
Famille proche et éloignée: la table de la famille proche du premier degré se trouve en général au centre de la salle et il faut faire en sorte de l’entourer de la famille un peu moins proche, et des amis intimes. Soyez conscients que certaines personnes (famille et amis intimes des parents) attachent une grande importance à leur emplacement et à leur proximité de la famille. Il faut s’efforcer de placer ces gens à un endroit où ils se sentiront suffisamment proches. Les tables dans les salles sont généralement organisées en forme de U autour de la piste de danses. Le meilleur endroit pour ces gens sera à côté du trait inferieur du U alors que le reste des invités moins proches seront dispersés dans le reste de la salle.
Jeunes et plus âgés: la tendance est de placer les plus jeunes aux abords de la piste de danses et d’en éloigner les plus âgés. Cela est correct car les plus âgés ne supportent généralement pas la musique forte et préfèrent discuter entre eux. Avec cela, dans chaque reception il y a des personnes pas spécialement jeunes mais qui n’en sont pas moins pétillantes, et vous devez surement savoir de qui il s’agit et donc faites votre possible pour les placer aux abords de la piste de danses.
Prenez en compte que vos amis se lèveront pour danser de toutes les façons, et si votre but est d’obtenir un maximum de joie et d’ambiance, ne craignez pas de placer les jeunes un peu plus loin afin d’offrir la possibilité aux personnes âgés d’avoir accès facilement à la piste de danses.

Afin d’avoir une idée de quoi aura l’air la salle, il faut préparer une esquisse, un plan du placement des tables. En général, la salle peut fournir un tel plan. Cela inclus les tables, les bars, la piste de danses, les coins détente, etc.
Bonne chance…